Regelmatig hoor ik de mensen om mij heen zeggen dat het steeds drukker wordt. Vanaf het moment dat de crisis zijn kop heeft opgestoken en er veel mensen zonder werk zijn komen te zitten, zijn er veel mensen die nog weleens klagen dat zij nog altijd hetzelfde werk – of zelfs méér – moeten verzetten alleen met minder mensen. Nu moet ik eerlijk zeggen dat ik nog nooit ergens heb gewerkt waar het niet druk was. Misschien komt dit omdat ik graag lekker bezig ben en ik daardoor zelf veel werk naar mij toe haal of doordat degenen voor wie ik heb gewerkt altijd drukke mensen waren of misschien is het gewoon de maatschappij waar we in leven.

Mijn ervaring is dat waar het heel druk is en men veel ballen tegelijk omhoog probeert te houden, er vaak minder efficiënt gewerkt wordt. Wat bedoel ik hiermee? Hieronder lees je 5 situaties waaraan ik mijzelf schuldig heb gemaakt of die ik bij anderen voorbij heb zien komen. Misschien herken jij jezelf er ook in.

• Je hebt een document geprint wat naar de klant gestuurd moet worden ter ondertekening. Je legt het document naast je neer, zo nog even in een envelop doen en dan kan hij met de post mee. Twee dagen later word je gebeld door de klant dat hij het document nog niet heeft ontvangen. Verschrikt kijk jij op jouw bureau. “OH NEE, daar ligt het nog!” Je maakt je excuses en belooft het direct op de post te doen.
• Je neemt je e-mail door; tussen de vele ongelezen e-mails staat er één met een korte vraag van je collega. Eerst maar even de rest van de e-mail doornemen en dan straks maar even antwoorden. ’s Middags buig je je weer over jouw inbox en ziet daar weer die bewuste vraag. Je leest het nog een keer door en geeft antwoord.
• Je hebt overleg gehad met je collega. Je bent net de hoek om en beseft dat je toch nog iets belangrijks vergeten bent te vragen. Je hebt geen zin om terug te lopen dus straks nog maar even doen. Een uurtje later loop je weer bij je collega langs, maar jammer genoeg zit hij net op dat moment in bespreking. Je loopt verder en neemt je voor om hem later nog een keer te bellen.
• Je loopt langs de voorraadruimte richting je kantoor en bedenkt dat je eigenlijk nog tabbladen nodig hebt, maar je wilt eigenlijk eerst even langs die collega lopen. Straks maar even teruglopen. Een week later ben je bij de klant en je slaat de ordner open. “OH JA, die tabbladen!”
• Een inkomende brief moet opgeborgen worden in het dossier. Alleen nu heb je net dat dossier weggezet in de kast achter je. Je legt de brief op de stapel ‘nog te archiveren’, dat komt later wel weer een keer. Een week later heb je die specifieke brief nodig. Je pakt het dossier erbij, maar daar zit hij niet in. Je probeert je te herinneren wat je met die brief hebt gedaan. Dan ligt hij vast op de stapel die nog gearchiveerd moet worden. Vervolgens loop je de berg met papier door, maar je ziet de brief er niet tussen zitten. Voor de zekerheid kijk je nog een keer de hele stapel door en “HOERA, daar is hij toch!”

Hoe kun je dit voorkomen?

Geregeld komt het voor dat je word je onderbroken terwijl je bezig bent met iets of het komt op dat moment net niet helemaal lekker uit. Je kiest er dan voor – bewust of onbewust – om het op een later tijdstip te doen. Maar diezelfde ‘later’ geeft juist kans op vergeten. Soms lijkt het langer om iets direct te doen, maar achteraf blijkt het vaak juist tijd te besparen. Want iedere keer dat je het ‘nog’ een keer door je handen laat gaan, kost extra tijd. Je moet dan namelijk nóg een keer kijken wat het is, wat er precies staat, wat je nodig hebt etc.

Zo heb ik een aantal jaren terug een cursus LEAN gedaan, waarbij dit onderwerp ook ter sprake kwam. Alle deelnemers waren ervan overtuigd dat hun eigen werkwijze de snelste was, maar dit bleek toch niet zo te zijn. Ter plaatse werden er processen georganiseerd aan de hand van legoblokjes, waarbij naar voren kwam dat het direct afwikkelen van een proces sneller is dan om alles in fasen te doen.

Uiteraard kan er altijd iets ad hoc tussendoor komen, maar probeer zo veel mogelijk direct af te ronden waar je mee bezig bent. Stop die brief direct in die envelop, verstuur gelijk die mail… Je zult zien, dit bespaart écht tijd!

Voor iedere regel geldt altijd een uitzondering, hierover later meer!

>> Ik ben benieuwd naar jouw reactie, laat je hieronder nog even een bericht achter voor je weggaat?

Veel succes,
Kirsten

Ps. Waardevolle blog? Laat dan ook jouw netwerk hiervan profiteren en deel deze informatie via onderstaande social media knoppen.